Informační povinnost správce

Povinnosti správce v oblasti poskytování transparentních informací, sdělení a postupů pro výkon práv subjektů údajů jsou detailně upraveny v článcích 12, 13 a 14 GDPR.

Výjimka z povinnosti poskytnout informaci je přípustná pouze v tom případě, že subjekt údajů již těmito informacemi disponuje. Správce však musí být v případě potřeby schopen prokázat, že subjekt údajů byl skutečně informován o všech požadovaných informacích, tj. že došlo ke splnění informační povinnosti dle GDPR.

Do poskytovaných informací subjektu údajů patří:

• totožnost a kontaktní údaje správce a jeho případného zástupce,

• kontaktní údaje pověřence pro ochranu osobních údajů (DPO – Data Protection Officer),

• právní důvod pro zpracování osobních údajů a účely zpracování,

• příjemce nebo kategorie příjemců osobních údajů,

• případný úmysl správce předat osobní údaje do třetí země nebo mezinárodní organizaci.

Správce poskytne subjektu údajů v okamžiku získání osobních údajů další informace, jsou-li nezbytné pro zajištění spravedlivého a transparentního zpracování o:

• době, po kterou budou osobní údaje uloženy,

• právu požadovat od správce přístup, opravu nebo výmaz osobních údajů, popřípadě omezení zpracování,

• právu vznést námitku proti zpracování a právu na přenositelnost údajů,

• právu odvolat kdykoli souhlas, aniž je tím dotčena zákonnost zpracování založená na souhlasu uděleném před jeho odvoláním,

• právu podat stížnost u dozorového úřadu,

• skutečnosti, zda poskytování osobních údajů je zákonným či smluvním požadavkem, nebo požadavkem, který je nutné uvést do smlouvy. Zda má subjekt údajů povinnost osobní údaje poskytnout, a o možných důsledcích neposkytnutí těchto údajů,

• skutečnosti, že dochází k automatizovanému rozhodování včetně profilování.

Pokud správce hodlá osobní údaje dále zpracovávat pro jiný účel, než je účel, pro který byly shromážděny, poskytne subjektu údajů ještě před uvedeným dalším zpracováním informace o tomto jiném účelu.

Správce přijme vhodná opatření, aby poskytl subjektu údajů stručným, transparentním, srozumitelným a snadno přístupným způsobem za použití jasných a jednoduchých jazykových prostředků veškeré informace uvedené v článcích 13 a 14 GDPR, a učinil veškerá sdělení podle článků 15 až 22 a 34 GDPR o zpracování, zejména pokud se jedná o informace určené konkrétně dítěti. Informace poskytne písemně nebo jinými prostředky, ve vhodných případech v elektronické formě. Pokud si to subjekt údajů vyžádá, mohou být informace poskytnuty ústně, a to za předpokladu, že identita subjektu údajů je prokázána jinými způsoby.

Pokud se jedná o žádost podle článků 15 až 22 GDPR, musí být informace o přijatých opatřeních poskytnuta bez zbytečného odkladu a v každém případě do jednoho měsíce od obdržení žádosti. Lhůtu lze ve výjimečných případech prodloužit o dva měsíce, o čemž musí být subjekt údajů ze strany správce informován, včetně důvodů prodloužení.

Zásadně platí, že informace podle článků 13 a 14 GDPR a veškerá sdělení a úkony podle článků 15 až 22 a 34 GDPR se poskytují a činí bezplatně. Pouze v případě, kdy jsou žádosti podané subjektem údajů zjevně nedůvodné nebo nepřiměřené, zejména protože se opakují, může správce buď uložit přiměřený poplatek, nebo odmítnout žádosti vyhovět. Zjevnou nedůvodnost dokládá správce.